A escolha de um software deve levar em conta diversos aspectos importantes

O mercado para condomínios está em franco crescimento no Brasil. Cada vez mais empresas se especializam nas necessidades destas pequenas sociedades. Um desses nichos é o de softwares para administração dos condomínios. No entanto, fazer a escolha certa nem sempre é tão simples.

Antes de qualquer coisa, o condomínio deve pesquisar bem e conhecer suas reais necessidades. A partir daí, sair em busca da melhor opção existente. Acima de tudo, o software deve facilitar a vida dos usuários e não complicá-la e, por isso, o administrador deve estar atento a algumas questões básicas na hora da escolha.

Para o diretor da Superlógica (www.superlogica.com), empresa especializada em softwares para condomínios, Carlos Henrique Cêra, alguns itens são fundamentais na hora da escolha, como funcionalidades, garantias contratuais, custo benefício e processo de implantação e treinamento. Estes são considerados os pontos de partida na hora da busca do melhor software.

A escolha da empresa

Antes mesmo de sair em busca do melhor software para o condomínio, é necessário escolher a empresa com a qual vai trabalhar e conhecer o trabalho. De acordo com o diretor da Superlógica, uma boa pista na hora de escolher a empresa é verificar como é o atendimento da equipe comercial ou suporte antes da compra. “Assim você poderá ver se a empresa está preparada ou não para atender suas demandas”, afirma Cêra.

Outro ponto de atenção é o preço. Apesar do preço ser um grande fator de seleção, é preciso ficar atento para o fato de que nem sempre o maior preço oferece a maior qualidade ou vice versa. Além disso, é importante verificar se os softwares oferecidos pela empresa possuem atualizações frequentes ou se são "softwares mortos".

Uma boa forma de se analisar a empresa, também, é através de depoimentos dos seus clientes. “Quanto mais clientes a empresa tiver, melhor, pois ela não vai desaparecer e te deixar na mão. O software também vai estar mais maduro e os problemas que aconteceram com outros clientes não vão acontecer com você”, aconselha Cêra.

O software

Dentre as características que um software ideal de condomínio deve ter, a mais procurada é a gestão de “A pagar" e "A receber”. Porém, a gestão do condomínio não para por aí. Além da parte financeira, o software pode também servir como um alavancador de competitividade para a administradora de condomínios.

Na visão de Cêra, a administradora que não tiver alguns recursos automatizados vai ficar cada vez menos competitiva. “Hoje, por exemplo, é possível fazer a gestão automatizada da inadimplência, da emissão de relatórios, da publicação de informações para condôminos, conciliação bancária e baixa de boletos”, exemplifica.

Testando

De qualquer modo, não basta ouvir as promessas. Para não ter problemas posteriores, vale ver de perto o que está comprando e, para isso, é essencial que haja a oportunidade de testar na prática as soluções oferecidas. Estes testes podem funcionar tanto por meio de uma apresentação ou até mesmo da instalação de uma versão demonstrativa, que fará com que seja possível visualizar como o sistema funciona.

Neste momento, o consultor da empresa possui um papel muito importante e deve esclarecer todas as dúvidas do consumidor sobre o software. “É muito comum as empresas criarem soluções ‘para inglês ver’, que não funcionam na prática”, afirma Cêra, citando um exemplo. “Algumas empresas dizem ter a segunda via de boletos, mas essa é uma solução muito complexa para funcionar na prática. Poucas realmente funcionam”.

Escolha feita

Escolhido o melhor software, o trabalho está apenas no começo. É importante que o usuário tenha alguma garantia da empresa caso mude de idéia durante a instalação e o treinamento, e não tenha que pagar uma multa caso desista da compra. Outra dica é comparar as garantias das empresas concorrentes para que haja uma negociação das garantias oferecidas na hora da compra.

Vale lembrar, também, que a política de preços pode não ser clara no momento da contratação e, por isso, é importante ler o contrato com atenção para evitar ser cobrado por um módulo que achou não ser importante no momento da compra, mas que depois se mostrou fundamental.

Implantação e treinamento

A fase mais complexa ao adquirir um software para administração de condomínio acontece, na realidade, após a compra ser efetivada. Uma dica de Carlos Henrique Cêra é reservar, pelo menos, o mesmo investimento na aquisição para as despesas de implantação, como treinamento, importações, compra de equipamentos e customizações. “É necessário um comprometimento de toda equipe e um bom tempo dos envolvidos também”, garante.

Como o software de gestão integra todos os departamentos da empresa, uma equipe bem treinada e motivada faz com que a mudança ocorra de forma mais leve e produtiva. “Não adianta pagar pelo software e achar que os problemas terminam por aí”, diz Cêra.

Por isso, é necessário que a equipe entenda muito bem as vantagens para ajudar na implantação. “Por mais simples que um software possa ser, sempre há necessidade de treinamento, não acredite em quem diz o contrário”, finaliza o diretor da Superlógica.

Sobre a Superlógica

A Superlógica (www.superlogica.com) é uma das maiores empresas do Brasil que fornece tecnologia para administração de condomínios. Com softwares utilizados em 25 Estados do país, ao todo mais de 55 mil pessoas utilizam seus produtos, que auxiliam cerca de seis mil condomínios e mais de 600 administradoras. Fundada em 2001, em Campinas (SP), a Superlógica desenvolve diversas soluções para o cotidiano das administrações de condomínios. Alguns exemplos são o software Condor, para gestão, e o portal LicitaMais, clube de compras para condomínios.

Produtos Superlógica

- Condor (gestão completa para administradoras e condomínios)
- Boletim Condor (semanal, com notícias e dicas sobre gestão de condomínios)
- LicitaMais (clube de compras para condomínios) – www.licitamais.com.br
- Backup internet (cópia de segurança para empresas)
- Birô (emissão e envelopamento de cobranças e correspondências)