As “teses” abaixo são defendidas por Jason Fried e David Heinemeier Hansson no livro “Rework”. Jason e David são os sócios-fundadores da 37signals, empresa que está por trás de aplicativos baseados na web como o Basecamp e o Highrise.

Rework“Rework” é muito bom e vale a pena ser lido. O livro é curtinho e bem fácil de ler. Traz vários pontos interessantes que podem ser usados por qualquer tipo de empresa.

Compilei abaixo os trechos que mais me chamaram atenção dentro do capítulo sobre produtividade.

Divirta-se.

(Vale a pena ver também o vídeo logo mais abaixo. É uma palestra que o Jason proferiu no TED sobre produtividade.)

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Workaholism. Trabalhar muito só quer dizer que você trabalha muito, não quer dizer que você resolve muitos problemas. Geralmente quem trabalha sempre mais do que precisa acaba criando mais problema do que resolvendo. Um workaholic não é um herói. O herói já fez o que tinha de fazer e está em casa.

Adote a ideia de ter menos massa. Você é menor, mais magro e mais rápido do que jamais vai ser. Quando mais massa tiver um objeto, mais energia será necessária para mudar sua direção. A massa é aumentada por contratos de longo-prazo, excesso de pessoal, decisões permanentes, reuniões, processos densos, inventários, hardware, softwares e tecnologias fechadas, políticas de escritório... Evite isso sempre que puder.

O mundo dos negócios está cheio de documentos mortos que não servem para nada a não ser desperdiçar o tempo das pessoas. Relatórios que ninguém lê, gráficos que ninguém olha e especificações que nunca se parecem com o produto acabado. Essas coisas levam todo o sempre para fazer, mas apenas alguns segundos para esquecer.

O problema com abstrações (como relatórios e documentos) é que eles criam ilusões de conformidade. Cem pessoas podem ler as mesmas palavras, mas em suas cabeças estão imaginando cem coisas diferentes.

Interrupção é a inimiga da produtividade. Se você fica constantemente até tarde ou trabalha nos finais de semana não é porque não há tempo o bastante para o trabalho ser feito. É por que você não está fazendo o bastante no trabalho. E a razão disso são as interrupções.

Pense: quando você consegue fazer a maior parte do seu trabalho? Geralmente de noite ou logo cedo. Não é coincidência que esses são os horários que ninguém está por perto.

Interrupções quebram o seu dia de trabalho em séries de trabalho. 45 minutos e você recebe uma ligação. 15 minutos e você vai almoçar. Uma hora depois, você tem uma reunião. Depois, são cinco da tarde e você só teve algumas horas ininterruptas para trabalhar direito.

Você não consegue fazer coisas significativas quando constantemente começa, para, começa, para. Trechos longos de tempo sozinho é quando você é mais produtivo. Quando você não tem zapear entre várias tarefas, a coisa flui.

Ir para essa zona de “tempo sozinho” requer tempo e exige evitar interrupções. Não precisa ser de madrugada. Você pode definir uma regra no trabalho que metade do dia é reservado para o tempo sozinho. Defina que das 10 às 14h as pessoas não pode conversar entre si. Ou faça a primeira ou a última metade do dia como seu período de tempo sozinho. Em vez das sextas casuais, tente fazer a terça sem-conversa. Apenas tenha a certeza de que este período não seja quebrado.

E faça todo dia. O sucesso do tempo sozinho significa deixar o vício na comunicação de lado: fuja das mensagens instantâneas, ligações, e-mails e reuniões. Apenas trabalhe.

Tente usar ferramentas de comunicação passivas, como e-mail (que não requer resposta instantânea). Desta forma, as pessoas podem responder quando for conveniente.

Reuniões são tóxicas. As piores interrupções são as reuniões. Eis o porquê: geralmente são sobre conceitos abstratos, e não sobre coisas reais; geralmente transmitem um abismal monte de pequenas informações por minuto; divagam e mudam de assunto de um jeito muito fácil; têm agendas tão vagas que ninguém sabe exatamente o objetivo; têm geralmente um idiota que, na sua vez de falar, desperdiça o tempo dos outros com nonsense; reuniões se procriam. Uma reunião leva a outra, que leva a outra...

Reuniões são tóxicas

O verdadeiro problema das reuniões é a escala. Você convoca dez pessoas para uma reunião de uma hora. Na verdade, é uma reunião de dez horas. Você está trocando dez horas de produtividade por uma hora de reunião. Pense no tempo que você está perdendo e se pergunte se realmente vale a pena.

 Se você acha que realmente tem que fazer uma reunião com todo mundo, tente fazer a sua reunião da melhor forma possível, seguindo algumas regrinhas:

- Defina um tempo. Quando acabar, a reunião acabou.

- Convide o mínimo de pessoas possível.

- Tenha uma agenda clara.

- Comece com um problema específico.

- Encontre-se no local do problema em vez de uma sala de reuniões. Aponte para coisas reais e sugira mudanças reais.

- Termina com uma solução e faça alguém responsável por implementá-la.

 Decisões. Sempre que puder, troque o “Vamos pensar sobre isso” por “Vamos decidir isso”. Não espere pela solução perfeita. Decide e toque adiante. O problema começa quando você posterga decisões na esperança de que a resposta perfeita aparecerá depois. Não aparecerá.

 Vá dormir. Renunciar ao sono é uma má ideia. Você destrói sua criatividade, moral e atitude. Criatividade é uma das primeiras coisas que se vão quando você perde o sono. O que distingue quem é dez vezes mais eficiente do que o normal não é que ele trabalha dez vezes mais duro; e sim que ele usa a criatividade para chegar a soluções que requerem um décimo do esforço. Sem dormir, você não consegue isso.

Quando você está cansado, você perde motivação para atacar os problemas grandes. Sua habilidade de ser paciente e tolerante é severamente reduzida quando você está cansado.

Porque o trabalho não funciona no trabalho